(조세금융신문=함광진 행정사) 작은 물품도 회사의 중요한 자산
최근 한 언론 보도에 따르면 ‘회사 탕비실에 비치된 간식들이 온라인 중고거래 마켓을 통해 사적으로 거래된 일이 발생했다.’고 한다. 회사 내 자산 관리의 허점을 드러내는 대표적인 사례다. 기업에서 이런 일이 발생하는 이유는 직원들이 사소한 물품을 무단으로 가져가는 행위가 문제라는 인식을 하지 못하거나 가볍게 여기는 경우가 많기 때문이다.
기업의 자산, 그중에서도 비품이나 소모품은 비록 작은 규모일지라도 중요한 자원이다. 소속 직원이 이를 무단으로 가져가는 행위는 결코 사소한 문제가 아니다. 가령, 비품관리 업무를 담당하는 직원이 회사 물품을 집으로 가져가면 이는 횡령죄, 다른 업무를 하는 직원이 가져가는 경우는 절도죄로 처벌받을 수 있다.
하지만 현실적으로 직원이 간식을 집에 가져갔다고 형사고소하는 경우는 드물다. 고소를 진행할 경우 회사와 직원 간 감정적 대립이 심화되고, 소송 절차가 장기화되면 경제적 부담도 커질 수 있다. 이런 상황에서 법적 대응보다 중요한 것은 사전에 ‘물품관리규정’을 만들어 직원들이 규정을 잘 이해하고 따르도록 예방하는 것이다.
사규를 통한 예방의 중요성
기업 입장에서 직원들이 사소한 물품이라도 무단으로 가져가는 행위를 방지하기 위해서는 물품관리 규정을 마련하고, 이를 직원들에게 철저히 교육하는 것이 중요하다. 규정이 없거나 모호한 경우, 직원들이 회사 자산 사용에 대한 책임감이 떨어지고 비품 관리의 불투명성이 커질 수 있다.
실제로 중소 제조업체 A사는 사내에서 공구와 소모품이 자주 분실되고, 직원 개인 용도로 사용되는 일이 빈번했다. 대표가 이를 해결하기 위해 물품관리규정을 도입하여 자산을 기록하고 정기적으로 확인하는 체계를 마련한 후, 자산 분실률이 감소하기도 했다.
또한, 물품관리규정을 통해 자산을 효율적으로 사용하고 관리 내역을 투명하게 기록하는 체계를 구축하였다. 이를 통해 불필요한 자산 중복 구매를 방지하고, 예산을 절감하는 효과도 얻었다.
기업 경영진의 사규에 대한 오해
많은 기업 경영자들이 사규의 필요성에 대해 제대로 인식하지 못하고 있다. 어떤 경영진은 사규가 형식적인 문서에 불과하다고 생각해 도입을 주저하고, 유연한 조직 문화를 방해할까 우려하는 경우도 있다. 기존 관행대로 운영해 온 기업들은 새로운 시스템이나 규정을 도입하는 것에 대한 저항감이 있다. '지금까지 잘 해왔으니 앞으로도 괜찮다’는 사고방식에서 벗어나기 어려운 것이다.
그러나 기업이 성장하고 직원이 늘어날수록 내부 통제와 리스크 관리의 중요성은 더욱 커진다. 법률이 없는 나라를 상상해보면, 그 사회가 얼마나 혼란스러울지 쉽게 알 수 있다. 마찬가지로, 사규가 없는 회사는 혼란과 비효율을 겪을 수밖에 없다.
사규가 기업에 미치는 긍정적 영향
기업에 사규가 있으면, 여러 가지 이점이 있다. 우선, 사규는 명확한 기준을 제공하여 일관된 의사 결정을 가능하게 한다. 이러한 일관성 덕분에 근로자들은 자신의 역할과 책임을 분명히 이해할 수 있어, 업무에 대한 자신감을 갖게 된다.
또한, 사규를 준수함으로써 업무 효율성이 높아진다. 규칙이 정해져 있으면 각자의 작업 방식이 일관되게 유지되어, 팀원 간의 협력도 원활해진다. 일의 진행 속도가 빨라지고, 보다 높은 생산성을 달성할 수 있다.
사규는 오해나 분쟁을 예방하는 데도 기여한다. 명확한 규칙이 있을 경우, 서로의 기대치를 명확히 알 수 있어 갈등의 소지가 줄어든다. 이는 보다 편안하고 긍정적인 근무 환경을 조성하는 데 도움이 된다. 법적인 측면에서도 사규는 중요하다. 규칙을 준수함으로써 법적 문제를 예방할 수 있으며, 이는 근로자들이 안전하고 안정적인 환경에서 일할 수 있도록 보장한다.
마지막으로, 공통의 규칙은 조직 문화를 강화한다. 사내 모든 구성원들이 동일한 기준에 따라 행동하게 되면, 공동의 목표를 향해 함께 나아가는 조직으로서의 결속력이 생기고, 서로를 더 잘 이해하고 협력할 수 있게 된다. 사규는 사용자와 근로자 모두에게 긍정적인 영향을 미친다고 할 수 있다.
사규는 기업의 지속가능성장 발판
사규는 단순히 형식적인 문서가 아니라, 회사의 운영 방침과 철학을 담은 중요한 내부 규정이다. 명확한 기준과 규칙을 통해 일관된 의사 결정과 업무 효율성을 높일 수 있으며, 오해나 분쟁을 예방하고 법적 문제를 방지할 수 있다.
또한 조직 문화를 강화하고 팀워크를 촉진할 수 있다. 사규를 도입하고 이를 철저히 시행함으로써, 보다 체계적인 기업 문화를 구축해 나가는 것이야말로 기업의 지속가능성장을 위한 발판이 될 것이다.
[프로필] 함광진 행정사
•CS H&L 행정사 사무소 대표
•인천광역시청 재정계획심의위원
•사회적기업진흥원 전문컨설턴트
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