(조세금융신문=송지영 프럼미 에듀 대표) 현재 조직은 베이비붐 세대, 엑스 세대, 밀레니얼 세대가 함께 어우러져 일하고 있다. 따라서 세대 간, 개인 간의 의사소통 방식들이 다르기 때문에 효과적인 의사소통을 위해 다양한 상황에서 기존 문제가 될 만한 말하기 방식을 조금 더 적절한 표현으로 대체할 필요가 있다.

회의 시 효율적 의사소통 방법

회의를 하다 보면 서로 얼마든지 의견이 다를 수 있다. 이때 감정적으로 대응하거나 상대방의 체면을 깎아내리는 발언 등을 한다면 다음 회의부터는 팀원들의 적극적인 의견 발표를 끌어낼 수 없다. 회의 시 상하 관계를 떠나 서로의 의견을 존중하며 나와 다른 반론이 제기되더라도 합리적이고 타당한 면이 있으면 수용하는 자세를 보여야 한다.

예시1) 회의 중 상대와 다른 나의 의견 제시하기

→ 사람에 대한 공격이 아닌 상대의 의견을 인정하며 구체적 자료 제시와 함께 나의 의견 제시

예시2) 남녀 편 가르는 발언 주의하기

→ 남녀 이중 구도적 발언 주의

업무 수행 시 효율적 의사소통 방법

업무 수행 중 팀원 간, 부서 간 업무 협조 요청 과정에서 기분 나쁜 표현으로 인해 서로 감정의 골이 깊어질 수 있다. 또한 상사의 여러 가지 업무 수행 요구가 들어왔을 때 현재 할 수 있는 정도를 명확히 말하는 것이 아닌 겉으로 표현은 안 하면서 속으로 불만이 가득하여 끙끙대는 경우도 바람직한 대처 방법은 아니다. 아래와 같은 상황에서 조금 더 효율적 의사소통 방법을 알아보자.

예시1) 다른 팀원의 미숙한 업무 처리 방식 개선 요청하기

→ 일방적 비난이 아닌 긍정적 평가 후 부족한 부분에 대한 의견 제시와 도울 수 있는 부분 제안

예시2) 상사의 여러 건 업무 수행 요구에 대응하기

→ 말끝을 흐리거나 우물쭈물이 아닌 여러 건 업무 지시에 대한 명확한 우선순위 요청

업무 보고 시 효율적 의사소통 방법

다음은 업무 보고 시 발생할 수 있는 부적절한 표현 방법에서 더 나은 표현 방법에 대해 알아보자. 상사에게 업무 보고 시 결론부터 간결하게 언급하며 필요하면 중간 보고를 적절히 해야 한다. 또한 두루뭉술하거나 단순히 열심히 하겠다는 추상적 대답이 아닌 구체적이고 명료하게 말해야 한다.

예시1) 추상적 표현이 아닌 구체적이고 간결하게 보고하기

-> 정량할 수 있는 수치로 보고

예시2) 적절한 타이밍에 보고하기

→ 진행 상황이 변했을 경우 수시 중간보고

이상 조직 내의 다양한 상황에서 조금 더 마찰을 줄일 수 있는 적절한 표현 방법을 알아보았다. 직장 내 인간관계에서 오는 스트레스를 줄이기 위해서는 서로 존중하는 매너있는 대화 방법이 중요하다. 직원마다 자라온 배경, 교육 환경에 따라 대화법의 격차가 있을 수 있으므로 조직 내 기본적인 대화법 가이드 라인을 만들고 교육한다면 경계에서 벗어나는 대화 매너로 다른 동료에게 불쾌감을 주는 일이 현저히 줄어들 것이다. (출처: 국립국어원 분야별 화법 분석 및 향상 방안 연구)

[프로필] 송지영 프럼미 에듀 대표
• 한국교류분석연구원 연구위원
• 한국도형심리상담학회 이사
• 한국다문화청소년협회 전문상담사
• 성균관대학교 언론정보대학원 커뮤니케이션 석사
• 저서 《도형으로 보는 성격 이야기(공저, 2019)》, 《나를 찾는 여행! 액티브 시니어!(공저,2017)》

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